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【賃貸管理実務シリーズ】 入居前チェックと入居完了

2018

入居申込みからの流れは
以下の通りです。

入居申込み

入居審査

契約・入居まで流れ説明

契約書類を用意

契約・決済

鍵の交換・入居前チェック

他社からの紹介でも
申込み以降は管理会社が窓口
になります。

契約書等の用意も契約行為も
当然に管理会社が行います。

入居審査でOKが出たら
管理会社から申込者に通知しますが、
ここが最初のコンタクトになるので
好印象の挨拶をしましょう。

「これからご入居中のサポートを
させていただきます」

「24時間体制でしっかりと務めますので、
よろしくお願いします」

管理会社は借主と「良い関係」
を維持する必要があります。

もし、トラブルが起きた場合でも
関係が良ければ解決しやすいですね。

激しい苦情を言ってくる借主は
どこかで管理会社との関係性が切れて
「激情のスイッチ」が入ってしまったのでしょう。

もうひとつ
好印象の挨拶の理由があります。

この後のキャンセルを防ぎたいのです。

もし迷っている物件が他にもあるなら
「感じの良い管理会社」という印象で
選んでいただきたいのです。

キャンセルを防ぐための心得は
他にもあります。

———————————
「マメに連絡」すること
———————————

審査OKの通知から入居まで
住民票等の書類を揃えたり
お金を振り込んだりと
借主には多くの作業があります。

しっかりと説明はしてあったとしても

所々で

「いかがですか」
「ご不明な点はないですか」

というメッセージを送るのは
親切で「きめ細かな」印象を与えます。

電話だと借主も煩わしいので
メールの方が良いかもしれません。

———————————
「契約と契約金入金」は前倒しすること
———————————

昔はキャンセル防止のために
手付金を預かりましたが
いまの時勢には合いません。

契約金を支払って
契約書にサインするまでは
キャンセルの可能性は消えないので
一日も早く「契約決済」を済ませましょう。

入居日に関係なく
可能な限りに早い日を
契約日に設定するように。

その他にも、

あなたの賃貸管理が
入居者が暮らしやすい住環境を
目指していることを

パンフ的な書類でアピール
できるようにしてください。

借主・入居者さんとの関係は
最初の出会いが肝心です。

意識して好印象を与えるように
してください。

さて本題の
「入居前チェック」です。

原状回復工事完了チェックの後に
複数の内見客が出入りしたので
汚損・毀損がないか最終チェック
する必要があります。

それに、

契約時に借主に渡した
「入居時チェックリスト」で
チェックされた箇所があるなら

現地で確認する必要があります。

あわせて、

設備等が正常に作動して
入居者が暮らすのに支障がないかを
確認しておく必要もありますね。

そのための「入居前チェック」です。

傷・汚れ
エアコンの作動
給湯器
リモコン(電池)
電灯
各排水
戸の立て付け

などをチェックリストを使って
確認します。

鍵を交換して
入居前チェックの完了です。

最後は
「入居後の確認と挨拶」です。

入居前チェックはしましたが
実際に引っ越しを終えて
生活を始めたときに

不具合や不便が発生していないか
確認するのが1番目の目的です。

・無事に引っ越しが済んだか
・ライフラインは問題ないか
・他に不具合はないか

を確認します。

そして2番目は

新しい入居者との良好な関係を保つ

という理由です。

なので「入居後の挨拶」も
賃貸管理のワークとして
仕組み化してください。

挨拶に行くときは
「ウエルカムプレゼント」を
持っていってはどうでしょうか。

お掃除セット
カップ麺1ダース

何でも良いと思います。

引っ越し後にあると便利で
少し「かさばる」ものが良いかな、
と思っています。

入居者さんが無事に引っ越して
問題なく生活を始められたら

この「入居確認」は終了です。

その後は
定期的に「サンキューレター」
を出すようにしましょう。

・入居1ヶ月後
・入居1年後(毎年)
・誕生日 など

年に一度くらいの頻度で良いので
アイディアを出し合ってみてください。

サンキューレターの
専用ハガキを用意するのも
良いと思います。

さて、これで
「退去受付から入居確認」
が終わりました。

シリーズでお届けした内容は
以下の通りです。

1.解約の受付
2.募集条件を決める
3.退去立会から敷金精算
4.空室対策の提案(マインド編)
5.空室対策の提案(マニュアル編)
6.インターネット集客
7.モデルルーム
8.空室管理と巡回
9.入居審査と保証会社
10.入居前チェックと入居確認

解約受付と入居募集が
密接に結びついていることが
良く分かりましたね。

あなたの賃貸管理の「仕組み化」に
少しでも役立てたら嬉しいです。

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