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【無料動画】賃貸管理の業務効率化のカギとは?

先日、
「賃貸リノベ」を専門にしている
株式会社ココテラスの
篠原昌志氏と対談をしました。

「賃貸リノベ」のテーマについては
後日に公開しますが

そのときに本題以外の

「賃貸管理会社の業務効率」

について話が広がりました。

その模様をYoutubeチャンネルに
アップしましたので
ぜひ、ご覧ください。

賃貸管理の作業の効率化に
ホントに役立つはずです。

⇒ https://youtu.be/3V1j8lDXE3U
⇒ https://youtu.be/hY74U0XP4U4
⇒ https://youtu.be/NghGuo9tR7A

ここで提案する効率化のカギは
「Googleの無料サービスの徹底活用」
です。

その中でも
 ・Googleカレンダー
 ・Googleドライブ
 ・Googleマップ

がベスト3になります。

賃貸管理の現場は本当に忙しいです。

クレーム・トラブルや
退去立ち合いと敷金精算
入居募集やオーナー訪問など

緊急作業が次から次へ生まれてきます。

でも、忙しいからと言って
目の前の作業しか対処しなかったら
いつまでも「忙殺」されたままです。

現場は疲弊しますし
賃貸管理の質が向上しません。

ということは
オーナーへの価値が上がらないので

管理料はアップできないし
管理戸数も増やせません。

安い管理料で請け負わざるを得ないので
現場はさらに疲弊してしまいます。

同じ人数で
もっと多くの作業をこなす。

働く時間を減らしても
もっと多くの作業がこなせる。

空いた時間を
サービス向上にあてる。

これが
賃貸管理の質を上げて
受け取る管理料をアップさせて
高い単価の新規管理を増やすカギです。

まず
「賃貸管理の業務効率化に取り組む」
という方針を決めてください。

ただし、
すぐに有料の「AIアプリ」
などに飛びつかないで、

まず無料で試せるモノから
チャレンジするのがお勧めです。

その代表選手が
「Googleの無料サービス」です。

ベスト3を順番に解説しましょう。

【Googleカレンダー】

単純に手帳に書き込んでいた
自分のスケジュールを
Googleカレンダーに移すだけでも便利です。

僕の場合は遠くの出張が決まると
その場でスマホのアプリで
Googleカレンダーに内容を入力します。

次に航空チケットをアプリで予約すると
その便の情報が自動で
Googleカレンダーに表示されます。

ホテルや旅館も同じく
自動でGoogleカレンダーに表示されます。

住所も入りますので
Googleマップに連動されて
現地での道案内をしてくれます。

このように個人で使うのも
便利で時短になるのですが、

Googleカレンダーはグループで使うと
メンバー同士のスケジュールが共有できるので
さらに便利なのです。

同じ担当のスタッフ同士、
上司と部下
管理スタッフと外部の協力業者 など

様々なメンバーと
自由にスケジュールを共有できます。

意外と現場では
「誰かの空いてる時間を確認する」
という行為に時間をとられています。

仕事仲間のスケジュールが共有できると
驚くほどの時短になるのです。

そのあたりの解説を
この動画で語っています。
⇒ https://youtu.be/3V1j8lDXE3U

【Googleドライブ】

たとえば社内でデータ共有するには
多くの場合は社内ネットワークの
サーバーを使っていると思います。

ここに
写真や動画データ、
WordやExcelのファイルなどを入れて
共有しているのではないでしょうか。

同じことが
無料で使える「Googleドライブ」
でも可能です。

しかも、
社内メンバーに限定せずに
外部の協力業者さんとも
データを共有できます。

たとえば退去立合いを
リフォーム会社さんに依頼している場合

現場で撮った写真を
共有の「Googleドライブ」に
アップしてもらえれば

写真データを
メールやLINEで送受信する必要はありません。

スマホで確認することもできます。
(社内サーバーはスマホで閲覧できないでしょう)

写真だけでなく
見積書などの書類も
「Googleドライブ」にアップできます。

見積書や報告書をFAXで受け取る必要もありません。
確認のために要していた時間が
かなり不要になるのです。

「Googleドライブ」の中には
「共有の箱」を作ることができます。

GoogleのIDを持っている人となら
誰とでも共有できる箱です。

もちろん共有の箱以外は
お互いに閲覧はできません。

協力業者さんとの「共有の箱」
社内の作業グループごとの「共有の箱」

色々と使い分けることができます。

そのあたりの解説を
この動画で語っています。
⇒ https://youtu.be/hY74U0XP4U4

【Googleマップ】

Googleマップはすでに
道案内や場所の確認で使っているでしょう。

でも、
以下のような使い方は
意外と知らない方が多いようです。

たとえば
管理物件をGoogleマップに
「ピン表示」できたら便利ですよね。

ピンにカーソルを合わせると
その物件の情報が表示されます。
概要やオーナー情報や写真など。

その管理物件は
木造やRC造で色を変えることもできます。

間取別に色を変えることもできます。

もちろん築年数別にも。

そこにオーナーのご自宅も
表示させることもできます

そのマップはデータとして保存されて
スタッフで共有できます。

たとえば、
これから管理させていただきたい
見込みオーナーをピン表示した
マップも作れます。

カーソルを合わせると
オーナーが所有している物件や
管理会社などが表示させられます。

オーナーのピンの色は
管理会社ごとに変えることもできます。

オーナーを、
 管理オーナー
 専任媒介オーナー
 一般媒介オーナー
 見込みオーナー

などで色分けもできます。

これらのマップを
賃貸管理の業務で
どのように活用するかは

現場のアイディア次第です。

色々な使い方が考えられますね。

そのあたりの解説を
この動画で語っています。
⇒ https://youtu.be/NghGuo9tR7A

賃貸管理の現場て
「忙しい、時間が足らない」と
嘆いていても何も解決しません。

小さなハードルを越えて
小さな改善を繰り返すことで
必ず事態は良くなります。

ぜひ、チャレンジしてください。

そして、空いた時間を
賃貸管理の質の向上のために
使ってください。

それが、
管理料収入のアップや
管理戸数の増加への

一番の近道です。

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