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Googleカレンダーで賃貸管理を業務効率化する方法

賃貸管理の「時間のムダBEST」とは?

同じ質の仕事をするなら
時間は短い方がいいですね。

その方が他の仕事を処理できますし、
早く帰ることだって出来ます。

このブログでも色々と
新しいことを提案していますが、

そもそも「そんな時間がない」
というのが現実かもしれません。

新しいことを始めるには
まず時間の効率化をして
「時間をつくる」必要があります。

我々の作業の中で「時間のムダBEST」は

・探す時間
・待っている時間
・仲間で同じことをしている時間

などではないでしょうか。

これらの1つ1つは、
数分から十数分の作業かもしれませんが
年間で合計したら驚くほどの時間になります。

そこで今回は
「Googleカレンダー」を上手く使って
無駄な時間を撲滅する、というお話しです。

Googleのサービスは無料で使える!

「Googleカレンダー」はGmailアドレスがあれば
すぐに使えるスケジュール管理ツールです。

個人のスケジュール管理で
「Googleカレンダー」を利用している人は多いと思います。

パソコンとスマホ・タブレットが
常に同期しているので
事務所でも現場でも確認できるのが便利です。

たとえば、7月26日13時に
AKBアパート201号室の
退去立会いがあったとすると
「Googleカレンダー」にどう記入しますか?

タイトルには
「退去 AKB201」と略語で書くでしょうか?

このときタイトルには
「退去立会い AKB201 新井様 〇〇リフォーム 田口さん 〇△×」のように

関連するキーワードを記入しておくと便利です。

理由は、
「Googleカレンダー」は
検索機能が強力だからです。

予定を検索するための検索ボックスが
設置されています。

数ヶ月も経ったときに
この立会いの日時や業者さん等の
内容を確認する必要が出たとき

関連するキーワードを入れれば
一発で探すことができます。

クレームで現場に行ったとか
管理オーナー宅を訪問したとか、
管理部門で会議をしたとか、

その日時や内容を調べるために
あとからスケジュールを探しまくる
という「時間のムダ」を省くことができます。

そして「Googleカレンダー」には
予定項目と関連する資料も登録できるので
議事録や資料をまとめておく資料庫の役目も
果たしてくれます。

資料を探すために
多くの時間を費やしているはずですから
かなりの時間が節約できるのではないでしょうか。

なので入力はパソコンが基本になります。
現場で決まったスケジュールは
その場でスマホに略語で入れて
あとでパソコンで修正するというルールでしょう。

「Googleカレンダー」は仲間と共有できるのが便利!

さて、
「Googleカレンダー」が時短に便利なのは
検索だけではありません。
「Googleカレンダー」には「共有」という機能があります。

これは「Googleカレンダー」の
グループスケジュール管理機能を使います。

たとえばあなたが「Googleカレンダー」に
・プライベートな用事
・会社全体の活動や行事
・管理部門の業務スケジュール
・業者さんと共有する予定

などを記入していたとします。

そして、管理部門のスタッフABCと4人で
「管理部門の業務スケジュール」を共有する
グループカレンダーを作ります。

すると、あなたの「Googleカレンダー」に
4人のスケジュールが表示されます。

4人がお互いの予定を
常に把握することができますので

所在を探し回る
約束の時間に待たされる
同じような作業をしていた

という時間のムダを無くせます。

4人が打ち合わせの予定を組むのも
簡単になりますね。

作成されたグループカレンダーは
アクセスを許された特定のメンバーしか
見ることはできません。
管理スタッフABC各自も
それぞれの「Googleカレンダー」で
グループカレンダーを見ることが出来るのです。

このスケジュールはスマホやタブレットで
出先でも確認できますし
修正や新たな予定を書き込むことができます。
いちいち事務所に戻らなくても可能なのです。

「業者さんと共有する予定」はリフォーム業者さんと
共有するグループカレンダーを作ります。

業者さんがGmailアドレスを持っているなら
スケジュールを共有することができます。

退去立会日
見積もり提出予定日
工事開始日
工事完了予定日

といったスケジュールを
いちいち電話で確認せず把握できますから
かなりの時間が節約できます。

「Googleカレンダー」には住所が入力できるので
カレンダーから「Googleマップ」が連動して開き
初めて行く業者さんには便利です。

また、関連資料も登録できるので
工事を依頼したい項目を知らせることもできます。
口頭で告げるとかFAXを送る必要はありません。

と言うことは
業者さんからの工事の見積もりも
カレンダーの現地確認日に
添付ファイルとして登録してもらえます。

こちらもFAXは不要になります。

これらは「Googleカレンダー」とは別に
「Googleドライブ」や「Googleドキュメント」
というツールを使いますが

この活用法にについては、
また別の日に書くことにします。

そして、
この予定に書き込まれた内容は何年後でも
キーワードの一部を入れることで
簡単に検索できます。

探す
時間を調整する
待たされる

という「時間のムダ」を
かなり撲滅することができるはずですね。

「Googleカレンダー」を
管理会社で便利に活用するには
まだまだ多くのアイディアがあるはずです。

社内で実践して工夫を重ねて
便利に使ってください。

翌日の予定は前日までに立てておくこと

さて最後になりますが、
「Googleカレンダー」のような
予定表を使いこなすことで

個人レベルの「時間のムダ」を
かなり省くことができます。

それは
「翌日の予定は前日までに立てておく」
という習慣です。

前の日の夜の30分くらいの時間を使って
「翌日の予定」を時間ごとに決めておくと
一日の仕事のスタートダッシュが可能になります。

朝一番に「やること」が明確で
準備も終わっていたら
朝礼の後にすぐに動くことができます。

「これの次はこれをやる」と
先を考えて動くことができるようになります。

他のスタッフの予定も
同じように決まっていて
それを共有できていたら
全体の効率アップは計り知れません。

有料のプログラムやアプリも良いですが、
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会社全体で使い倒してください。

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